Использование ProjectsProfiler в Проектном офисе

 

Что такое Проектный офис?

В мире много компаний, работающих по проектному принципу и среди них немало таких, в которых одновременно идет не один проект, а много. Управлять множеством проектов непросто. Появляется конкуренция по человеческим ресурсам, так как сотрудники вынуждены участвовать сразу в нескольких проектах и из-за этого возникают перегрузки. Часто бывает так, что каждый отдельный проект идет нормально, и проблемы могут быть выявлены только при изучении сразу всего пула. Для выявления и преодоления таких проблем нужны сотрудники, методики и инструменты. Организация Проектного офиса – один из способов решения этих задач.


Коснемся терминологии. Английский термин Project Management Office (PMO) PMBOK переводит как Офис управления проектами (ОУП).  Но в сложившейся практике чаще встречается название Проектный офис. Иногда под Проектным офисом понимают временное подразделение, которое создается в компании для управления одним конкретным проектом. По его окончании такой офис упраздняется. Мы, в рамках данной статьи, будем считать, что понятия Офиса управления проектами и Проектного офиса взаимозаменяемы.


Существуют две основные модели Проектного офиса.

  1. ОУП не несет прямой ответственности за выполнение проектов. Он занимается сбором проектных данных, разработкой методик, наставничеством и т. п.
  2. ОУП отвечает за выполнение проектов. В этом случае все руководители проектов и,возможно, руководители программ проектов собраны в составе Проектного офиса. Он, кроме вышеперечисленных функций, определяет содержание каждого проекта, распределяет ресурсы, контролирует выполнение календарного плана и бюджета, участвует в составлении портфеля проектов организации.

 

Задачи Проектного офиса

Круг обязанностей Офиса управления проектами зависит как от выбранной модели, так и от особенностей компании, в которой он функционирует. Можно выделить наиболее часто встречающиеся задачи.

 

  1. Обучение сотрудников методам ведения проектов, принятых в компании.
  2. Разработка, внедрение, мониторинг выполнения и развитие методологий, практик и стандартов управления проектами, адаптированных к целям и задачам компании.
  3. Внедрение и администрирование системы управления проектами и других систем, необходимых для ведения проектной деятельности.
  4. Накопление и хранение информации о выполненных проектах с целью использования этих данных для совершенствования методов работы компании.
  5. Управление портфелем проектов.
  6. Управление ресурсами всех проектов, администрируемых ОУП.
  7. Управление коммуникациями между проектами.

 

ProjectsProfiler в Проектном офисе

По большому счету не важно, анализирует ли ОУП проектную информацию для того, чтобы предоставить свои выводы людям, которые принимают решения, или эти решения принимаются внутри Проектного офиса. И в том и в другом случае нужны инструменты для проведения этого анализа. Рассмотрим, как с помощью ProjectsProfiler решаются задачи для принятия управленческих решений.

 

Подбор Проектным офисом сотрудников для новых работ

При запуске нового проекта требуется подобрать команду для его выполнения. Для этого нужно выяснить, какие сотрудники освобождаются и когда. Посмотрим, как это можно сделать в ProjectsProfiler .

 

Анализ занятости сотрудников Проектным офисом

 

Предположим, что мы хотим запустить новый проект с начала июля. Нам требуется пара разработчиков и, куда ж без него, руководитель. Судя по планам, работа у разработчиков должна закончиться в конце июня. Но у Гадеева значительное отставание от плана (красная линия напротив фамилии на рисунке) и ProjectsProfiler прогнозирует, что освободится он только в начале августа (данные в зелёном овале в правой части рисунка). По тем же причинам не сможет быть руководителем и Артов (также красная линия). Зато Москаленко (он, как видно из рисунка, бездельничает) и Рыбаков как раз будут свободными к требуемой дате (вообще никакой линии для них нет).

 

Мониторинг Проектным офисом состояния проектов

Одной из подзадач управления портфелем проектов является мониторинг их состояния.

 

 

На этой картинке мы видим, что выполнение проекта «Новый век» идет даже с небольшим опережением календарного плана (серая линия напротив названия слегка заходит за вертикальную сиреневую линию, обозначающую «сегодня»).

 

 

А вот «Поддержка 'Цветник'» отстает от календарного плана и его прогнозируемая дата окончания 20.07.2011, что на месяц позже, чем запланировано (данные в зелёном овале в правой части рисунка).

 

Внедрение программного обеспечения для Проектного офиса

Важно помнить, что чем меньше сотрудники загружены подготовкой данных для ОУП, тем больше времени они могут посвятить выполнению своих прямых обязанностей. Конечно, можно внедрить большие программы, которые включают функциональность, поддерживающую все мыслимые нюансы управления проектами (например, MS Project Server ). Но вы потратите кучу времени и ресурсов на его покупку и внедрение. Наша программа позволяет осуществлять сбор данных из уже внедрённых систем управления проектами и использовать их для анализа.