Расчет затрат по проектам в многопроектной среде на основе ежедневных отчетов сотрудников

По статистике, в IT наибольшую часть затрат на выполнение проекта составляют расходы на сотрудников. Один из способов рассчитать показатель трудозатрат - выяснить, сколько дней тратит на проект каждый сотрудник. Для этого получаем в бухгалтерии ежедневные расходы на этого сотрудника и, перемножив, дни на ежедневный расход, вычисляем расход на данного сотрудника в конкретном проекте в деньгах. При этом сотрудники могут участвовать одновременно в нескольких проектах или, наоборот, не участвовать ни в одном, находясь, например, в отпуске, на больничном и т.п.

Во многих организациях для фиксации трудозатрат на отдельные задачи и проект в целом используют различные виды ежедневной отчётности. Это могут быть табели (timesheets) , в которых сотрудники явно пишут, сколько времени и на что они потратили. Атрибутами этого отчета, как правило, являются:

  • дата отчёта;
  • сотрудник, написавший отчёт;
  • проект, к которому относится этот отчёт;
  • задача, к которой относится данный отчёт;
  • трудозатраты на работу по данному проекту/задаче.

Трудозатраты обычно выражаются в часах. Важная особенность сбора отчётности, которую надо обязательно учитывать в дальнейших алгоритмах расчётов, состоит в том, что хотя отчёты и называются ежедневными, далеко не всегда их пишут каждый рабочий день. Сотрудник в какие-то дни может не иметь доступа к системе (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) или просто забыть отчитаться.

Но для использования в управленческом учёте эти отчёты надо как-то перевести в затраты. Как правило, известно, сколько стоит сотрудник в месяц. Поэтому задача сводится к отображению отчётов на временнУю шкалу или, другими словами, необходимо определить, сколько дней сотрудник потратил на ту или иную задачу. После этого суммируем затраты всех сотрудников по проекту и получаем затраты на весь проект.

Итак, нам требуется посчитать затраты на конкретного сотрудника по проекту. Предполагаем, что за одну дату у каждого сотрудника по одному проекту не больше одного отчёта.

Простейший способ - взять трудозатраты сотрудников из их ежедневных отчётов и просуммировать их по проектам. Главным недостатком такого метода является то, что количество отработанных часов – очень субъективный показатель. Кто-то просто пишет, что работал 8 часов в день, независимо от того, действительно ли он работал, или сидел на собрании, или пил кофе и т.д. Кто-то старался прикинуть более точно, сколько времени было потрачено на проект. А кто-то меряет своё время, потраченное на проект, вплоть до минуты.

Предложим опробованный на практике метод, лишенный вышеперечисленных недостатков.

Пусть есть проект и требуется получить отчет о затратах за некоторый промежуток времени. Для расчёта используем следующие формулы.

Обозначения:

- начало работы i-го сотрудника в Проекте (календарная дата 1-го отчета в проект).
- конец работы i-го сотрудника в Проекте (календарная дата последнего отчета в проект).
= - - количество календарных дней участия i-го сотрудника в проекте.
– количество часов, затраченных i-м сотрудником во Всех Проектах (отчеты в промежутке [, ]).
– количество часов, затраченных i-м сотрудником в Проекте (отчеты в промежутке [, ]).
– количество календарных дней, которые затратил i-й сотрудник в проекте.

= * /

N_D - количество человеко-дней, затраченных на данный проект.

N_D =

На первый взгляд может показаться, что точность этого алгоритма сильно зависит от того, насколько трудозатраты из отчётов соответствуют фактическому состоянию дел. Но это не так. Достаточно того, чтобы отношение трудозатрат для различных задач соответствовало действительности. Иными словами, если в ежедневном отчёте написано, что сотрудник над одной задачей проработал два часа, а над другой - четыре, то для алгоритма достаточно того, что верен факт: над одной задачей сотрудник работал в 2 раза больше, чем над другой.

Основная проблема этого алгоритма в том, что вновь появившиеся отчёты влияют на распределение дней в ранних периодах. Появление нового отчёта сотрудника в проекте А влияет на распределение затрат на всём промежутке между предыдущим отчётом этого сотрудника по проекту А и вновь появившимся.

И, наконец, третий вариант алгоритма.

Обозначения:

- i-я отчётная дата.
– проект, по которому есть отчёт за . Так как за одну дату может быть несколько проектов, то вводим индекс j, который меняется от 1 до N, где N – это количество отчетов за дату .
– количество часов в отчёте проекта .

Отображаем все ежедневные отчёты сотрудника на ось времени. Теперь для каждого i-го отчёта на этой оси считаем дни для сотрудника по следующему алгоритму:

  1. Если в данной точке только один отчёт, то добавляем дней в сумму дней, отработанных этим сотрудником по проекту .
  2. Если в данной точке m отчётов по разным проектам, то делим дней в пропорции / /…/ и добавляем в дни соответствующих проектов.

Итак, если вы доверяете затратам, которые проставляются в ежедневные отчёты (например, вы используете программу для измерения времени, потраченного на работу), то можно использовать первый метод. Если эти затраты дают только сравнительную точность, то лучше использовать второй метод. И, наконец, если для вас ежедневный отчёт, это только сигнал, что человек работал над проектом, то используйте третий метод.

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии.

Комментарии: